Revisal & REGES-ONLINE — notificare automată la Inspecția Muncii

Angajare, modificare CIM, suspendare sau încetare — notificate automat la ITM prin REGES-ONLINE în termenele legale. Zero risc de amenzi pentru notificare cu întârziere.

Legea 53/2003 (Codul Muncii) și HG 905/2017 obligă angajatorul să transmită orice modificare din registrul salariaților (Revisal) la Inspecția Muncii înainte de prima zi de muncă pentru angajări și în cel mult 20 de zile lucrătoare pentru modificări de CIM. Amenzile pentru netransmitere sau transmitere cu depășirea termenului: 5.000–8.000 RON per salariat, per eveniment. 4softhr automatizează întreg ciclul: la orice eveniment HR (angajare, act adițional, suspendare, concediu fără plată, pensionare, demisie, concediere) sistemul generează dosarul REGES-ONLINE și îl transmite automat. Dacă transmiterea eșuează (server ITM down), 4notify.net alertează HR-ul în timp real.

Transmitere automată REGES-ONLINE la angajare — înainte de prima zi lucrătoare, conform legii.
Acte adiționale (modificare salariu, funcție, program, loc de muncă) — transmise în 20 zile lucrătoare automat.
Suspendare CIM (concediu fără plată, detașare, carantină, maternitate) — notificare automată în termen.
Încetare CIM (demisie, acord, concediere) — Revisal actualizat în ziua efectivă a încetării.
Dashboard stare Revisal: verde (transmis), galben (în așteptare), roșu (eroare de transmitere) — per angajat.
Alerte automate prin 4notify.net dacă transmiterea REGES-ONLINE eșuează din cauza serverului ITM.
Istoric complet REGES: toate transmiterile, confirmările ITM și erorile — arhivat 5 ani.
Export Revisal XML local pentru audit intern sau backup.

Ce este REGES-ONLINE și de ce contează

REGES-ONLINE este platforma online a Inspecției Muncii prin care angajatorii transmit electronic registrul salariaților (Revisal). Din 2023, transmiterea se face exclusiv prin REGES-ONLINE (cu certificat digital sau token), înlocuind varianta veche cu aplicație desktop. Termenele legale: angajare — cu cel puțin o zi înainte de data de start; modificare CIM — în cel mult 20 de zile lucrătoare de la data modificării; încetare — în ziua încetării. Depășirea termenelor: amendă 5.000–8.000 RON per salariat per eveniment (art. 260 Codul Muncii). Pentru o firmă cu 50 de angajați, un eveniment de masă nenotificat poate genera 400.000 RON amenzi.

Cum automatizează 4softhr Revisal-ul

La orice eveniment HR generat în 4softhr (angajare prin modulul de recrutare, act adițional semnat electronic, suspendare aprobată, încetare înregistrată), sistemul construiește automat dosarul XML REGES-ONLINE și îl transmite cu certificatul digital al angajatorului. HR-ul vede în dashboard starea fiecărei transmitere și confirmarea ITM. Dacă serverul REGES-ONLINE este indisponibil (situație frecventă în perioadele de vârf), 4softhr reîncearcă transmiterea la intervale regulate și alertează HR-ul prin 4notify.net dacă termenul legal se apropie fără confirmare.

Certificat digital și împuternicire REGES

La onboarding, echipa 4softhr te ghidează prin obținerea sau reînoirea certificatelor digitale (CERTDIGIT, CERTSIGN sau echivalente), configurarea împuternicirii în REGES-ONLINE și testul de transmitere. Dacă ai deja certificat, configurarea durează sub o oră. Dacă certificatul expiră, 4notify.net trimite alerta cu 60 de zile înainte — suficient timp pentru reînnoire fără întrerupere.

Advantages

Transmitere automată la angajare înainte de prima zi lucrătoare — exact cum cere legea.
Acte adiționale, suspendări și încetări notificate la ITM în termenele legale, fără să le ții minte.
Dashboard cu stare per angajat (verde/galben/roșu) — vezi instant ce a fost transmis și ce a eșuat.
Reîncercare automată dacă serverul REGES-ONLINE este down, cu alertă urgentă prin 4notify.net.
Elimină riscul de amendă 5.000–8.000 RON per salariat per eveniment pentru netransmitere.
Multi-entity: Revisal separat per firmă din grup, cu certificat digital propriu.
Nativ pe REGES-ONLINE și legislația RO, cu suport în limba română la onboarding-ul certificatului.

Limitations & considerations

Ai nevoie de un certificat digital calificat valid (CERTDIGIT, CERTSIGN, Trans Sped) — îl obții/reînnoiești separat.
Disponibilitatea efectivă a transmiterii depinde de serverele Inspecției Muncii, mai ales în perioade de vârf.
Configurarea împuternicirii în REGES-ONLINE cere o singură interacțiune manuală inițială cu platforma ITM.
Platformă mai nouă decât aplicațiile clasice de salarizare cu modul Revisal integrat.

Included features

Feature	What 4softhr offers
Transmitere la angajare	Automat, înainte de prima zi lucrătoare (conform legii)
Modificări CIM	Acte adiționale transmise automat în 20 zile lucrătoare
Suspendare / încetare	Notificare automată în termen, Revisal actualizat în ziua efectivă
Monitorizare stare	Dashboard verde/galben/roșu per angajat + confirmare ITM
Reziliență server ITM	Reîncercare la 15 min + alertă urgentă prin 4notify.net
Certificat digital	Compatibil CERTDIGIT, CERTSIGN, Trans Sped; ghidaj la onboarding
Multi-firmă	Revisal și certificat separate per entitate din grup
Audit & backup	Istoric REGES arhivat 5 ani, export Revisal XML local

Verdict

Pentru orice angajator din România, 4softhr transformă Revisal-ul dintr-o sursă constantă de risc de amendă într-un proces automat: fiecare eveniment HR ajunge la ITM în termen, fără intervenție manuală. Singura condiție prealabilă este un certificat digital valid.

Legal references

Codul Muncii art. 34–40, art. 260 (amenzi Revisal)
HG 905/2017 — Registrul General de Evidență a Salariaților
Ordinul MMSS 2066/2022 — REGES-ONLINE proceduri

Frequently asked questions

Ce certificat digital este necesar pentru REGES-ONLINE?

Orice certificat calificat emis de un prestator de servicii de încredere acreditat ANSI (CERTDIGIT, CERTSIGN, TRANS SPED etc.). 4softhr te ghidează la onboarding pentru obținere sau reînnoire.

Cât de repede se transmite angajarea după semnarea CIM?

Imediat ce HR-ul finalizează dosarul de angajare în 4softhr și marchează data de start. Sistemul trimite dosarul XML la REGES-ONLINE în câteva secunde — confirmarea ITM vine în 1–5 minute dacă serverele sunt disponibile.

Ce se întâmplă dacă REGES-ONLINE este down?

4softhr reîncearcă transmiterea la fiecare 15 minute. Dacă termenul legal este la mai puțin de 48h și transmiterea tot nu reușește, HR-ul primește alertă urgentă prin email și SMS (via 4notify.net) și poate transmite manual cu backup-ul XML generat de sistem.

Pot gestiona Revisal pentru mai multe firme?

Da. 4softhr suportă multi-entity: fiecare firmă din grup are propriul Revisal, certificat digital și set de angajați. Raportarea este separată per firmă.

Se înregistrează și modificările de salariu?

Da. Orice act adițional de modificare a salariului de bază este transmis la REGES-ONLINE în 20 de zile lucrătoare. Sistemul calculează automat termenul și alertează dacă e risc de depășire.

Related resources

Pontaj & Concedii →Evidența orelor conform Codului Muncii art. 119.Onboarding & Offboarding →CIM semnat electronic → REGES-ONLINE → pontaj activat.Organigramă & Dosare HR →Istoricul complet al angajatului: CIM, acte adiționale, Revisal.Ce este REGES-ONLINE și ce diferență e față de Revisal? →Răspuns scurt: noul registru electronic de evidență a salariaților și ce se schimbă față de Revisal.Contabilitate online (4conta) →Statele de plată și contribuțiile rezultate din salarizare se reflectă în contabilitate.

Zero risc de amenzi Revisal

Configurăm certificatul digital și REGES-ONLINE la onboarding. De la prima angajare, transmiterea e automată.

See pricing Talk to a consultant