Răspuns scurt
- Statele de plată și documentele cu date salariale se păstrează 50 de ani.
- Termenul lung se justifică prin nevoia de a dovedi vechimea în muncă și veniturile pentru pensie.
- Alte documente de personal au termene proprii de păstrare, mai scurte, conform legii.
- Angajatorul are obligația de a arhiva documentele și de a le prezenta la cerere.
- Arhivarea poate fi pe suport fizic sau electronic, cu respectarea termenelor legale.
Ce spune legislația
- Statele de plată și documentele cu date salariale se păstrează 50 de ani, conform legislației arhivării.
- Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale stabilește termenele de păstrare pe categorii de documente.
- Codul Muncii (Legea 53/2003) obligă angajatorul să păstreze evidența și să o prezinte la control.
- Documentele care nu vizează date salariale au termene de păstrare proprii, mai scurte.
- Distrugerea documentelor înainte de expirarea termenului legal este interzisă.
Exemple practice
- Exemplu: statele de plată din 2026 trebuie păstrate până în 2076, pentru dovedirea veniturilor la pensie.
- Exemplu: un fost angajat poate cere o adeverință de venit pe baza statelor de plată arhivate 50 de ani.
- Exemplu: documentele administrative interne, fără date salariale, pot avea termene de păstrare mai scurte.
- Exemplu: la lichidarea firmei, statele de plată se predau la Arhivele Naționale pentru păstrarea celor 50 de ani.
Greșeli frecvente
- Distrugerea statelor de plată înainte de împlinirea celor 50 de ani de păstrare.
- Aplicarea aceluiași termen scurt tuturor documentelor, fără a separa statele de plată.
- Lipsa unei copii de siguranță a arhivei, cu risc de pierdere a datelor salariale.
- Neasigurarea predării statelor de plată la lichidarea firmei.
Cum te ajută 4softhr
- 4softhr arhivează digital statele de plată și documentele salariale pe toată durata cerută de lege.
- Păstrează dosarul de personal complet per angajat, cu termenele de păstrare urmărite.
- Permite regăsirea rapidă a unui stat de plată sau a unei adeverințe de venit din arhivă.
- Reduce riscul pierderii datelor printr-o evidență centralizată și securizată.
- Generează rapid adeverințe de venit pe baza statelor de plată arhivate.
