Ce documente trebuie să conțină dosarul de personal al unui angajat?

Răspuns scurt

Dosarul de personal cuprinde contractul individual de muncă (CIM) și toate actele adiționale.
Conține fișa postului, actele de identitate și de studii, precum și fișa de aptitudine medicală.
Include declarațiile angajatului, evaluările de performanță și alte documente relevante.
Angajatorul este obligat să întocmească, să păstreze și să actualizeze dosarul pentru fiecare salariat.
Dosarul trebuie prezentat la control inspectorilor de muncă, la cerere.

Codul Muncii (Legea 53/2003) obligă angajatorul să întocmească dosarul personal al fiecărui salariat.
HG 905/2017 detaliază documentele și obligația de a le prezenta la control.
Dosarul include CIM, actele adiționale, fișa postului și documentele de identitate și studii.
Fișa de aptitudine medicală este obligatorie înainte de începerea activității.
Angajatorul trebuie să elibereze, la cerere, copii ale documentelor din dosar.

Exemplu: la angajare, dosarul include copia actului de identitate, diploma și fișa de aptitudine medicală.
Exemplu: la o promovare, în dosar se adaugă actul adițional și fișa postului actualizată.
Exemplu: la un control ITM, angajatorul prezintă dosarul complet al salariatului verificat.
Exemplu: o evaluare anuală de performanță se arhivează în dosarul de personal al angajatului.

Lipsa fișei de aptitudine medicală din dosar înainte de începerea activității.
Neactualizarea fișei postului după modificarea atribuțiilor angajatului.
Păstrarea dosarului incomplet, fără actele adiționale care reflectă modificările contractului.
Imposibilitatea de a prezenta dosarul la un control din cauza lipsei unei evidențe organizate.

4softhr ține un dosar digital complet per angajat, cu CIM, acte adiționale și fișa postului.
Stochează actele de identitate, studii și fișa de aptitudine medicală într-un singur loc.
Semnalează documentele lipsă sau expirate (de exemplu fișa medicală) prin alerte.
Păstrează evaluările și declarațiile, gata de prezentat la un control ITM.
Permite generarea rapidă de copii ale documentelor cerute de angajat sau de inspectori.