Dynamisches Organigramm & vollständige Personalakten für jeden Mitarbeiter

Das Organigramm aktualisiert sich automatisch bei jeder Funktions- oder Abteilungsänderung. Die Personalakte jedes Mitarbeiters — Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Urlaub, Zeiterfassung — an einem Ort.

Die Personalabteilung verliert ganze Stunden mit der Aktualisierung von Organigrammen in PowerPoint oder Visio, jedes Mal, wenn jemand wechselt, geht oder befördert wird. 4softhr hält das Organigramm live: Jede Änderung von Funktion, Abteilung oder Führungskraft im HR-System spiegelt sich sofort im interaktiven Organigramm wider — sichtbar für alle Mitarbeiter, wenn die Personalabteilung den öffentlichen Zugriff konfiguriert. Die digitale Akte jedes Mitarbeiters enthält den gesamten Lebenszyklus: vom Lebenslauf aus dem Recruiting über den elektronisch signierten Arbeitsvertrag, die Zusatzvereinbarungen, die halbjährlichen Beurteilungen, die monatliche Zeiterfassung, Urlaub und ärztliche Atteste bis hin zu den Beendigungsdokumenten — gesetzeskonform 5 Jahre archiviert, bei ITM-Prüfung sofort abrufbar.

Interaktives Organigramm: Drag-and-Drop für schnelle Umstrukturierungen; Export als PNG/PDF auf Anfrage.
Automatische Aktualisierung bei jeder Änderung von Funktion, Abteilung, Führungskraft oder Standort.
Vollständige Personalakte pro Mitarbeiter: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, ärztliche Atteste, Beurteilungen, Zeiterfassung, Urlaub.
Schnelle Aktensuche: nach Mitarbeiter, Abteilung, Dokumenttyp, Datum oder Schlagwort.
Elektronisch signierte Dokumente mit Integritäts-Hash gespeichert (rechtliche Nichtabstreitbarkeit).
Automatische Warnungen für ablaufende Dokumente: arbeitsmedizinische Gutachten, CMR-Bescheinigungen, Arbeitserlaubnisse.
Rollenbasierter Zugriff: Der Mitarbeiter sieht seine eigene Akte; die Führungskraft sieht ihr Team; die Personalabteilung sieht alles.
Export der vollständigen Akte als PDF oder ZIP auf Anfrage — für ITM-Prüfung, Due Diligence oder Firmenübertragung.

Das live Organigramm — kein PowerPoint mehr

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter befördert, in eine neue Abteilung versetzt wird oder sich eine Führungskraft ändert, aktualisiert 4softhr automatisch das Organigramm. Die Personalabteilung sieht in Echtzeit die Unternehmensstruktur: Mitarbeiterzahl pro Abteilung, direkte und indirekte Berichtslinien, Standorte. Umstrukturierungen werden per Drag-and-Drop in HR vorgenommen und spiegeln sich sofort im Organigramm wider — ohne drei PowerPoint-Dateien zu aktualisieren und ohne eine E-Mail mit der korrekten Version zu versenden. Mitarbeiter können das Unternehmensorganigramm (Zugriffsebene von der Personalabteilung konfiguriert) direkt aus der App einsehen.

Die Personalakte — von der Einstellung bis zum Austritt

Jeder Mitarbeiter hat eine vollständige digitale Akte: (1) Einstellungsdokumente — Lebenslauf, Angebot, signierter Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung; (2) Vertragsänderungen — elektronisch signierte Zusatzvereinbarungen mit Änderungshistorie; (3) Leistungsbeurteilungen — alle Beurteilungszyklen mit Scores, Feedback und Verbesserungsplänen; (4) monatliche Zeiterfassung — pro Monat exportierbar; (5) Urlaub — alle Anträge und Genehmigungen; (6) medizinische Dokumente — Krankmeldungen, arbeitsmedizinische Gutachten (mit Ablaufdatum und automatischer Warnung); (7) Austrittsdokumente — Eigenkündigung, im Einvernehmen oder Entlassungsentscheidung. Die gesamte Akte kann in Sekunden als PDF oder ZIP exportiert werden.

Warnungen für ablaufende Dokumente

Das jährliche arbeitsmedizinische Gutachten, die CMR-Bescheinigungen für Fahrer, die ISCIR-Zulassungen für Bediener, die Arbeitserlaubnisse für Nicht-EU-Bürger — alle haben ein Ablaufdatum und rechtliche Konsequenzen, wenn ein Mitarbeiter mit abgelaufenen Dokumenten arbeitet. 4softhr überwacht jedes Dokument mit Ablaufdatum und sendet 30, 14 und 7 Tage vor Ablauf eine automatische Warnung an Personalabteilung und Führungskraft (über 4notify.net) — genügend Zeit für Terminvereinbarung und Erneuerung.

Vorteile

Live-Organigramm: Jede Funktions- oder Abteilungsänderung spiegelt sich sofort wider — kein PowerPoint mehr zu aktualisieren.
Vollständige Personalakte pro Mitarbeiter: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Beurteilungen, Zeiterfassung, Urlaub, medizinische Dokumente.
Schnelle Aktensuche nach Mitarbeiter, Abteilung, Dokumenttyp, Datum oder Schlagwort.
Automatische Warnungen für ablaufende Dokumente (arbeitsmedizinische Gutachten, CMR, Arbeitserlaubnisse) bei -30/-14/-7 Tagen.
Rollenbasierter Zugriff mit Protokollierung jeder Ansicht — Mitarbeiter / Führungskraft / Personalabteilung / Geschäftsführung.
Export der vollständigen Akte als PDF oder ZIP in Sekunden, für ITM-Prüfung oder Due Diligence.
Mehrfirmenfähig, nativ auf rumänisches Archivierungsrecht zugeschnitten (5 Jahre HR), mit deutschsprachigem Support.

Einschränkungen & Hinweise

Die Migration von Papierakten erfordert anfängliches Scannen und Indexieren (begleiteter Service beim Onboarding, 1–2 Tage und mehr).
Die Genauigkeit des Organigramms hängt davon ab, dass Funktionsänderungen im System aktuell gehalten werden.
Ablaufwarnungen funktionieren nur für Dokumente, die mit ausgefülltem Gültigkeitsdatum hochgeladen wurden.
Eine jüngere Plattform als globale HR-Suiten, mit weniger Drittanbieter-Integrationen für Dokumentenmanagement.

Enthaltene Funktionen

Funktion	Was 4softhr bietet
Organigramm	Interaktiv, Drag-and-Drop, automatisch aktualisiert; Export PNG/PDF/SVG
Personalakte pro Mitarbeiter	Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Beurteilungen, Zeiterfassung, Urlaub, medizinische Dokumente
Suche	Nach Mitarbeiter, Abteilung, Dokumenttyp, Datum oder Schlagwort
Dokumentenintegrität	Integritäts-Hash auf elektronisch signierten Dokumenten (Nichtabstreitbarkeit)
Ablaufwarnungen	Arbeitsmedizinische Gutachten, CMR, Arbeitserlaubnisse bei -30/-14/-7 Tagen
Rollenbasierter Zugriff	Mitarbeiter / Führungskraft / Personalabteilung / Geschäftsführung, mit Ansichtsprotokoll
Archivierung & Export	Vollständige Akte 5 Jahre, PDF/ZIP-Export auf Anfrage
Integration in das 4b2b-Ökosystem	Onboarding, Beurteilungen, Revisal, 4notify.net (Ablaufwarnungen)

Fazit

Für eine Personalabteilung, die Stunden mit der Aktualisierung von Organigrammen und der Suche nach Akten in Ordnern verliert, zentralisiert 4softhr den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus in einer digitalen Akte und einem Organigramm, das sich von selbst aktualisiert. Die anfängliche Papiermigration ist der einzige Startaufwand.

Rechtliche Verweise

HG 905/2017 — Allgemeines Beschäftigtenregister (REVISAL)
OMFP 1802/2014 — Archivierung von Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre
Legea 16/1996 — Nationalarchiv (5 Jahre HR-Dokumente)
HG 355/2007 — Überwachung der Gesundheit der Arbeitnehmer (arbeitsmedizinische Gutachten)

Häufige Fragen

Wer kann auf die Akte eines Mitarbeiters zugreifen?

Konfigurierbare Ebenen: Der Mitarbeiter sieht seine eigene Akte (ohne die Beurteilungen der Führungskräfte, falls die Personalabteilung dies so entscheidet); die direkte Führungskraft sieht ihr Team; Personalabteilung und Geschäftsführung sehen alle Akten. Jeder Zugriff wird mit Benutzer, Zeitstempel und angesehenem Dokument protokolliert.

Werden die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter aufbewahrt?

Ja, 5 Jahre ab dem Datum der Vertragsbeendigung (gesetzliche Pflicht gemäß Gesetz 16/1996 und HG 905/2017). Nach 5 Jahren werden personenbezogene Daten automatisch anonymisiert. Steuerdokumente (Lohnabrechnungen, D112) werden 10 Jahre aufbewahrt.

Wie migriere ich Papierakten?

Beim Onboarding bieten wir einen Scan- und Indexierungsservice (begleitet vom 4softhr-Team): Die Personalabteilung scannt die Dokumente, wir indexieren sie pro Mitarbeiter und Dokumenttyp. Alternativ sind neue Dokumente ab dem Onboarding nativ digital; alte Akten können im Bulk hochgeladen werden.

Kann das Organigramm für Präsentationen exportiert werden?

Ja. Export als PNG (jede Auflösung), PDF A4/A3 oder vektorielles SVG — geeignet für Vorstandspräsentationen oder Management-Berichte.

Kann ich mehrere Firmen desselben Konzerns verwalten?

Ja. Mehrfirmenfähig: Jede Firma hat ihr eigenes Organigramm und ihre eigenen Akten. Die Konzern-Geschäftsführung kann das konsolidierte Organigramm des gesamten Konzerns mit Filterung pro Gesellschaft einsehen.

Organisieren Sie die Personalabteilung Ihres Unternehmens

Wir importieren die bestehenden Mitarbeiter und erstellen gemeinsam mit Ihrem Team das Organigramm. Die digitalen Akten sind in 48 Stunden fertig.

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