Organigramma dinamico e fascicoli HR completi per ogni dipendente

L'organigramma si aggiorna automaticamente a ogni cambio di mansione o reparto. Il fascicolo HR di ogni dipendente — CIM, valutazioni, ferie, rilevazione presenze — in un unico posto.

L'HR perde ore intere ad aggiornare gli organigrammi in PowerPoint o Visio ogni volta che qualcuno si sposta, se ne va o viene promosso. 4softhr mantiene l'organigramma live: ogni cambio di mansione, reparto o responsabile nel sistema HR si riflette immediatamente nell'organigramma interattivo — visibile a tutti i dipendenti se l'HR configura l'accesso pubblico. Il fascicolo digitale di ogni dipendente contiene l'intero ciclo di vita: dal CV della selezione, al CIM firmato elettronicamente, agli atti aggiuntivi, alle valutazioni semestrali, alla rilevazione presenze mensile, alle ferie e ai certificati medici, fino ai documenti di cessazione — archiviato 5 anni come previsto dalla legge, recuperabile all'istante in caso di audit ITM.

Organigramma interattivo: drag-and-drop per riorganizzazioni rapide; export PNG/PDF su richiesta.
Aggiornamento automatico a ogni cambio di mansione, reparto, responsabile o sede.
Fascicolo HR completo per dipendente: CIM, atti aggiuntivi, certificati medici, valutazioni, rilevazione presenze, ferie.
Ricerca rapida nei fascicoli: per dipendente, reparto, tipo di documento, data o parola chiave.
Documenti firmati elettronicamente archiviati con hash di integrità (non ripudio legale).
Avvisi automatici per i documenti in scadenza: certificati medici, patenti CMR, permessi di lavoro.
Accesso su livello di ruolo: il dipendente vede il proprio fascicolo; il responsabile vede il team; l'HR vede tutto.
Export del fascicolo completo in PDF o ZIP su richiesta — per audit ITM, due diligence o trasferimento aziendale.

L'organigramma live — non PowerPoint

Ogni volta che un dipendente viene promosso, spostato in un nuovo reparto o quando cambia un responsabile, 4softhr aggiorna automaticamente l'organigramma. L'HR vede in tempo reale la struttura dell'azienda: numero di dipendenti per reparto, riporto diretto e indiretto, sedi. Le riorganizzazioni si fanno con drag-and-drop nell'HR e si riflettono istantaneamente nell'organigramma — senza aggiornare 3 file PowerPoint e senza dover inviare un'email con la versione corretta. I dipendenti possono vedere l'organigramma aziendale (livello di accesso configurato dall'HR) direttamente dall'app.

Il fascicolo HR — dall'assunzione all'uscita

Ogni dipendente ha un fascicolo digitale completo: (1) documenti di assunzione — CV, offerta, CIM firmato, mansionario; (2) modifiche al CIM — atti aggiuntivi firmati elettronicamente, con storico delle modifiche; (3) valutazioni delle performance — tutti i cicli di valutazione con punteggi, feedback e piani di miglioramento; (4) rilevazione presenze mensile — esportabile per mese; (5) ferie — tutte le richieste e le approvazioni; (6) documenti medici — certificati di malattia, giudizi di idoneità con data di scadenza e avviso automatico; (7) documenti di uscita — dimissioni, accordo o decisione di licenziamento. L'intero fascicolo può essere esportato in PDF o ZIP in pochi secondi.

Avvisi per i documenti in scadenza

Il giudizio di idoneità annuale, i certificati CMR per gli autisti, le autorizzazioni ISCIR per gli operatori, i permessi di lavoro per i cittadini extra-UE — tutti hanno una data di scadenza e conseguenze legali se il dipendente lavora con documenti scaduti. 4softhr monitora ogni documento con data di scadenza e invia un avviso automatico all'HR e al responsabile (tramite 4notify.net) 30, 14 e 7 giorni prima della scadenza — tempo sufficiente per programmare il rinnovo.

Vantaggi

Organigramma live: ogni cambio di mansione o reparto si riflette istantaneamente — senza PowerPoint da aggiornare.
Fascicolo HR completo per dipendente: CIM, atti aggiuntivi, valutazioni, rilevazione presenze, ferie, documenti medici.
Ricerca rapida nei fascicoli per dipendente, reparto, tipo di documento, data o parola chiave.
Avvisi automatici per i documenti in scadenza (certificati medici, CMR, permessi di lavoro) a -30/-14/-7 giorni.
Accesso su livello di ruolo con log di ogni visualizzazione — dipendente / responsabile / HR / direzione.
Export del fascicolo completo in PDF o ZIP in pochi secondi, per audit ITM o due diligence.
Multi-entità, nativo sulla normativa rumena di archiviazione (5 anni per l'HR), con assistenza in italiano.

Limiti e considerazioni

La migrazione dei fascicoli cartacei richiede scansione e indicizzazione iniziale (servizio guidato in onboarding, 1-2 giorni+).
L'accuratezza dell'organigramma dipende dall'aggiornamento costante dei cambi di mansione nel sistema.
Gli avvisi di scadenza funzionano solo per i documenti caricati con la data di validità compilata.
Piattaforma più recente delle suite HR globali, con meno integrazioni di document management terze.

Funzionalità incluse

Funzionalità	Cosa offre 4softhr
Organigramma	Interattivo, drag-and-drop, aggiornato automaticamente; export PNG/PDF/SVG
Fascicolo HR per dipendente	CIM, atti aggiuntivi, valutazioni, rilevazione presenze, ferie, documenti medici
Ricerca	Per dipendente, reparto, tipo di documento, data o parola chiave
Integrità dei documenti	Hash di integrità sui documenti firmati elettronicamente (non ripudio)
Avvisi di scadenza	Certificati medici, CMR, permessi di lavoro a -30/-14/-7 giorni
Accesso su ruolo	Dipendente / responsabile / HR / direzione, con log di visualizzazione
Archiviazione ed export	Fascicolo completo 5 anni, export PDF/ZIP su richiesta
Integrazione ecosistema 4b2b	Onboarding, Valutazioni, Revisal, 4notify.net (avvisi di scadenza)

Verdetto

Per un HR che perde ore ad aggiornare organigrammi e a cercare documenti tra i faldoni, 4softhr centralizza l'intero ciclo di vita del dipendente in un fascicolo digitale e in un organigramma che si aggiorna da solo. La migrazione iniziale della carta è l'unico sforzo di avvio.

Riferimenti normativi

HG 905/2017 — Registro Generale dei Dipendenti (REVISAL)
OMFP 1802/2014 — archiviazione documenti contabili 10 anni
Legea 16/1996 — archiviazione nazionale (5 anni documenti HR)
HG 355/2007 — sorveglianza sanitaria dei lavoratori (giudizi di idoneità)

Domande frequenti

Chi può accedere al fascicolo di un dipendente?

Livelli configurabili: il dipendente vede il proprio fascicolo (senza le valutazioni dei responsabili se l'HR lo decide); il responsabile diretto vede il suo team; l'HR e la direzione vedono tutti i fascicoli. Ogni accesso viene registrato con utente, timestamp e documento visualizzato.

I fascicoli dei dipendenti usciti vengono conservati?

Sì, per 5 anni dalla data di cessazione del CIM (obbligo di legge secondo la Legge 16/1996 e la HG 905/2017). Dopo 5 anni, i dati personali vengono anonimizzati automaticamente. I documenti fiscali (cedolini, D112) vengono conservati 10 anni.

Come migro i fascicoli cartacei?

In fase di onboarding offriamo un servizio di scansione e indicizzazione (guidato dal team 4softhr): l'HR scansiona i documenti, noi li indicizziamo per dipendente e per tipo di documento. In alternativa, i nuovi documenti dall'onboarding sono nativi digitali; i fascicoli vecchi possono essere caricati in blocco.

L'organigramma può essere esportato per le presentazioni?

Sì. Export PNG (qualsiasi risoluzione), PDF A4/A3 o SVG vettoriale — adatto per presentazioni al board o report di management.

Posso gestire più aziende dello stesso gruppo?

Sì. Multi-entità: ogni azienda ha il proprio organigramma e i propri fascicoli. Il direttore di gruppo può vedere l'organigramma consolidato dell'intero gruppo con filtro per entità.

Risorse correlate

Onboarding & offboarding →Il fascicolo si crea automaticamente all'onboarding.Valutazione delle performance →Le valutazioni entrano automaticamente nel fascicolo del dipendente.Revisal & REGES-ONLINE →Ogni modifica al CIM aggiorna anche il Revisal.

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