Cum fac un proces de onboarding eficient pentru angajații noi?

Răspuns scurt

1. Pregătește totul înainte de prima zi: cont, echipament, acces și un checklist clar de onboarding.
2. Rezolvă actele și transmiterea contractului în REGES înainte sau în prima zi de lucru.
3. Stabilește un plan pe 30/60/90 de zile, cu obiective și momente de verificare.
4. Alocă un buddy sau mentor care să răspundă la întrebări în primele săptămâni.
5. Colectează feedback periodic și digitalizează fluxul cu un workflow și sarcini automate.

Contractul individual de muncă trebuie transmis în REGES cel târziu în ziua anterioară începerii activității — un pas obligatoriu al onboarding-ului.
Salariatul trebuie informat asupra elementelor contractului și instruit în domeniul SSM (securitate și sănătate în muncă) înainte de a începe lucrul.
Dosarul de personal al noului angajat se constituie de la angajare și se ține conform Codului Muncii.
Datele personale colectate la onboarding intră sub GDPR: cer doar ce este necesar și pe o bază legală clară.

Exemplu: o firmă pregătește din timp laptopul, conturile și accesul, astfel încât noul coleg să fie productiv chiar din prima zi.
Exemplu: un plan pe 30/60/90 de zile cu obiective clare reduce timpul până la prima contribuție reală a angajatului.
Exemplu: un workflow de onboarding atribuie automat sarcini către HR, IT și manager și nu lasă pași uitați.

Lăsarea actelor și a transmiterii în REGES pe ultima clipă, cu risc de întârziere și de amendă.
Lipsa unui plan pentru primele luni, care lasă angajatul nou fără direcție și scade retenția.
Absența unui buddy/mentor, ceea ce încarcă managerul cu întrebări mărunte și încetinește integrarea.
Onboarding ținut pe e-mail și hârtie, fără checklist digital, cu pași uitați și fără urmă de audit.

4softhr oferă un workflow de onboarding cu checklist și sarcini atribuite automat către HR, IT și manager.
Generează dosarul de personal al noului angajat și pregătește transmiterea contractului în REGES la termen.
Planurile 30/60/90 de zile și evaluările legate de fișa angajatului țin integrarea pe direcție.
Self-service-ul permite noului angajat să-și completeze datele și să semneze documentele dintr-un singur loc.
Integrarea în ecosistemul 4b2b (4conta, 4mystaff) leagă onboarding-ul de pontaj și de pregătirea salarizării.