Miesięczna ewidencja czasu pracy i urlopy online dla Twojego zespołu

Automatyczna rejestracja przepracowanych godzin, nadgodzin i dodatków za pracę w nocy/weekendy. Wnioski urlopowe zatwierdzane z telefonu. Comiesięczny eksport zgodny z wymogami ITM.

Ręczna ewidencja czasu pracy na papierze lub w Excelu oznacza błędy, spory z Inspekcją Pracy i godziny stracone na uzgadnianiu miesiąca. 4softhr cyfryzuje ewidencję zgodnie z rumuńskim Kodeksem pracy (Codul Muncii), art. 119: każdy pracownik rejestruje wejście i wyjście w aplikacji (web lub mobilnej), z opcjonalnym potwierdzeniem GPS. Na koniec miesiąca ewidencja jest gotowa: dodatki nocne, weekendowe i świąteczne naliczane automatycznie; eksport w formacie zatwierdzonym przez ITM; stan do wypłaty wyliczony z wyprzedzeniem. Wnioski urlopowe są akceptowane lub odrzucane z powiadomienia push — bez e-maili, bez drukowania.

Ewidencja czasu pracy web + mobile zgodna z rumuńskim Kodeksem pracy, art. 119 — comiesięczny eksport zwalidowany dla ITM.
Automatyczne naliczanie dodatków: za pracę w nocy (25%), w weekendy (50%), w święta ustawowe (100% lub zgodnie z umową o pracę).
Zarządzanie urlopami: wypoczynkowy, chorobowy, bezpłatny, kwarantanna, macierzyński — saldo aktualizowane na bieżąco.
Akceptacja urlopu w 1 kliknięciu z powiadomienia push; automatyczna eskalacja, jeśli kierownik nie odpowie w 24h.
Wizualny grafik zmian (kalendarz drag-and-drop), idealny dla handlu detalicznego, HoReCa i produkcji ze zmianami rotacyjnymi.
Panel dla dyrekcji: obecność dzienna, zsumowane nadgodziny, absencja w podziale na działy.
Integracja z 4myprojects.net do ewidencji czasu na projektach — godziny projektowe zasilają raporty HR.
Eksport ewidencji do Excel/CSV oraz bezpośrednio do modułu płacowego — bez ponownego wprowadzania danych.

Ewidencja czasu pracy zgodnie z Kodeksem pracy — co mówi art. 119

Art. 119 rumuńskiego Kodeksu pracy (Codul Muncii) zobowiązuje pracodawcę do codziennego ewidencjonowania czasu pracy każdego pracownika. Kontrole rumuńskiej Inspekcji Pracy (ITM) sprawdzają dokładność ewidencji oraz jej zgodność z umową o pracę (CIM) i listą płac. 4softhr generuje automatycznie rejestr ewidencji czasu pracy w formacie akceptowanym przez ITM, podpisany elektronicznie i archiwizowany przez 5 lat zgodnie z prawem. Podczas kontroli eksportujesz rejestr w kilka sekund — bez przeszukiwania papierowych archiwów.

Urlopy online: od wniosku do akceptacji w mniej niż 5 minut

Pracownik składa wniosek urlopowy z aplikacji lub telefonu; kierownik otrzymuje powiadomienie push i akceptuje lub odrzuca wniosek jednym dotknięciem. Jeśli kierownik nie zareaguje w ciągu 24h, wniosek jest automatycznie eskalowany do kierownika HR lub dyrektora. Saldo dni urlopu wypoczynkowego (CO) aktualizuje się natychmiast; kalendarz zespołu odzwierciedla planowane nieobecności i ostrzega, gdy zespół schodzi poniżej minimalnego progu. Zwolnienia lekarskie (zaświadczenie o niezdolności do pracy) wprowadza HR z datą rozpoczęcia; system automatycznie wylicza świadczenie na podstawie średniej z ostatnich 6 miesięcy i generuje deklarację D208 dla rumuńskiego Narodowego Funduszu Ubezpieczeń Zdrowotnych (FNUASS).

Integracja z płacami i 4myprojects

Zamknięta na koniec miesiąca ewidencja czasu pracy zasila bezpośrednio moduł płacowy: godziny normalne, nadgodziny, dodatki, odliczone dni urlopu — wszystko wyliczone z wyprzedzeniem, bez ponownego wprowadzania danych. Zespoły projektowe korzystające z 4myprojects.net mają godziny projektowe automatycznie synchronizowane z ewidencją HR: dyrektor HR widzi godziny w podziale na projekt, pracownika i miesiąc — dane rzeczywiste, nie szacunki.

Zalety

Ewidencja czasu pracy web i mobile z potwierdzeniem GPS — bez papierowych list obecności czy Excela.
Dodatki za pracę w nocy, w weekendy i w święta ustawowe naliczane automatycznie zgodnie z umową o pracę (CIM).
Akceptacja urlopu w 1 kliknięciu z powiadomienia push; automatyczna eskalacja po 24h.
Rejestr ewidencji czasu pracy generowany w formacie ITM, archiwizowany przez 5 lat.
Saldo dni urlopu wypoczynkowego aktualizowane na bieżąco, z kalendarzem zespołu i ostrzeżeniami o niedoborze obsady.
Bezpośredni eksport do systemu płacowego i synchronizacja z 4myprojects.net — bez ponownego wprowadzania danych.
Natywnie dostosowane do rumuńskiego prawa pracy i wsparcie w języku polskim, w przystępnej cenie dla MŚP.

Ograniczenia i uwagi

Migracja historycznej ewidencji z Excela trwa 1–2 dni robocze podczas wdrożenia.
Ostateczne rozliczenie podatkowe (potrącenia, składki) pozostaje po stronie systemu płacowego lub księgowego — 4softhr przekazuje godziny, nie wystawia listy płac.
Potwierdzenie GPS wymaga, aby pracownik zaakceptował uprawnienia lokalizacji na telefonie.
Platforma nowsza niż globalne pakiety HR, bez setek gotowych integracji zewnętrznych.

Funkcje w pakiecie

Funkcja	Co oferuje 4softhr
Ewidencja czasu pracy web + mobile	Tak, z opcjonalnym potwierdzeniem GPS dla zespołów mobilnych
Automatyczne naliczanie dodatków	Noc 25%, weekend 50%, święta 100% lub zgodnie z umową o pracę
Akceptacja urlopu	1 kliknięcie z powiadomienia push, z eskalacją po 24h
Rodzaje urlopu	Wypoczynkowy, chorobowy, bezpłatny, kwarantanna, macierzyński
Zgodność z Kodeksem pracy, art. 119	Rejestr ewidencji czasu pracy w formacie ITM
Eksport do systemu płacowego	Excel/CSV oraz bezpośrednio do modułu płacowego
Raporty dla ITM	Rejestr archiwizowany 5 lat, odzyskiwany natychmiast podczas kontroli
Integracja z ekosystemem 4b2b	4myprojects.net (godziny na projekcie), 4notify.net (alerty)

Podsumowanie

Dla firmy działającej w Rumunii, która chce ewidencji czasu pracy zgodnej z art. 119 rumuńskiego Kodeksu pracy i urlopów akceptowanych z telefonu, 4softhr eliminuje papierowe listy i ryzyko sporu z Inspekcją Pracy w ciągu kilku dni. Ostateczne rozliczenie płacowe pozostaje po stronie systemu kadrowo-płacowego; 4softhr dostarcza dokładne godziny, gotowe do eksportu.

Podstawa prawna

Codul Muncii art. 119 — ewidencja godzin
HG 905/2017 — rejestr ewidencji pracowników
OUG 158/2005 — zwolnienia lekarskie i świadczenia

Najczęściej zadawane pytania

Co się dzieje, gdy pracownik zapomni zarejestrować czas pracy?

Kierownik lub dział HR może edytować ewidencję z notatką kontrolną. Każda zmiana jest rejestrowana (użytkownik, znacznik czasu, poprzednia wartość) dla celów identyfikowalności wobec ITM.

Czy mogę zarządzać wieloma lokalizacjami pracy?

Tak. Każda lokalizacja ma własny grafik zmian i domyślną ewidencję. Pracownicy mogą pracować w różnych lokalizacjach w tym samym miesiącu — raport miesięczny konsoliduje wszystko.

Jak naliczane są dodatki za pracę w nocy?

Automatycznie, zgodnie z umową o pracę (CIM) pracownika (dodatek procentowy lub kwotowy) oraz skonfigurowanym przedziałem godzinowym (domyślnie 22:00–06:00 zgodnie z Kodeksem pracy). Zmiana ustawień jest na żądanie propagowana wstecz.

Czy eksport dla ITM jest zwalidowany przez Inspekcję Pracy?

Eksportowany format spełnia strukturę wymaganą przez ITM (Załącznik 1A do rozporządzenia rządowego HG 905/2017). Nie zastępuje ogólnego rejestru ewidencji pracowników (REVISAL) — ten jest zarządzany osobno przez moduł Revisal & REGES-ONLINE.

Jak migrujemy z arkuszy Excel do ewidencji czasu pracy?

Podczas wdrożenia importujemy strukturę pracowników oraz, opcjonalnie, historyczną ewidencję czasu pracy z Excela (format standardowy lub szablon 4softhr). Pełna migracja trwa 1–2 dni robocze.

Powiązane materiały

Revisal i REGES-ONLINE →Zgłaszanie zatrudnień i zmian umowy o pracę do Inspekcji Pracy.Onboarding i offboarding →Od podpisania umowy o pracę do pierwszej ewidencji czasu pracy — w 24h.Struktura organizacyjna i teczki HR →Pełna teczka pracownika — umowa o pracę, aneksy, oceny.Czy ewidencja czasu pracy pracowników jest obowiązkowa? →Co mówi Kodeks pracy (art. 119) o codziennej ewidencji przepracowanych godzin.Ewidencja czasu pracy i zarządzanie zespołami (4mystaff) →Dedykowana aplikacja do ewidencji czasu pracy i zarządzania zespołami — godziny zasilają ewidencję HR.

Cyfryzacja ewidencji czasu pracy w 24h

Importujemy strukturę pracowników i konfigurujemy ewidencję czasu pracy. Pierwszy eksport zgodny z ITM jest gotowy na zamknięcie bieżącego miesiąca.

Zobacz abonamenty Porozmawiaj z konsultantem