Cine are obligația să transmită datele în REGES — angajatorul sau contabilul?

Răspuns scurt

Obligația legală de a transmite datele în REGES revine angajatorului.
Angajatorul poate delega operarea efectivă unui împuternicit — un angajat din HR sau un prestator extern.
Prestatorul extern poate fi o firmă de contabilitate sau de salarizare, autorizată prin acces în platformă.
Delegarea se face prin acordarea accesului în REGES persoanei sau firmei împuternicite.
Răspunderea juridică pentru corectitudine și termene rămâne la angajator, chiar dacă altcineva operează.

Angajatorul este titularul obligației de înregistrare a datelor în registrul general de evidență a salariaților.
Operarea poate fi delegată unui împuternicit (angajat sau prestator extern) prin acordarea accesului în REGES.
Delegarea operării NU transferă răspunderea contravențională, care rămâne a angajatorului.
Codul Muncii (Legea 53/2003) și legislația registrului stabilesc obligația și sancțiunile.

Exemplu: o firmă cu un specialist HR îi acordă acestuia acces în REGES pentru a opera transmiterile.
Exemplu: o firmă mică externalizează salarizarea unei firme de contabilitate, care primește acces în REGES.
Exemplu: chiar dacă transmiterea o face contabilul, amenda pentru o întârziere este aplicată angajatorului.

Convingerea că, odată externalizată salarizarea, răspunderea legală trece automat la prestator.
Acordarea accesului în REGES fără a urmări dacă transmiterile chiar se fac la termen.
Lipsa unei evidențe interne, astfel că angajatorul nu poate verifica ce a transmis împuternicitul.
Neretragerea accesului unui prestator după încetarea colaborării.

4softhr oferă angajatorului vizibilitate completă asupra contractelor, indiferent cine operează în REGES.
Permite delegarea sarcinilor către HR sau contabil, păstrând o evidență centralizată și auditabilă.
Trimite alerte de termen atât angajatorului, cât și operatorului împuternicit.
Păstrează istoricul modificărilor, ca angajatorul să poată verifica oricând ce s-a transmis.
Reduce riscul ca răspunderea legală a angajatorului să fie afectată de o omisiune a prestatorului.