Firmy e-commerce i startupy rosną skokowo, a procesy kadrowe zwykle nadganiają z opóźnieniem. Zespół pracuje zdalnie albo hybrydowo, część osób jest na zleceniu lub współpracy B2B, a magazyn i obsługa klienta podwajają obsadę na czas sezonu. Praca zdalna ma od 2023 roku własne ramy w Kodeksie pracy — porozumienie lub regulamin, zwrot kosztów, zasady kontroli — a obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie zależy od tego, gdzie pracownik siedzi.
Rekrutacja w okresie szybkiego wzrostu
Kiedy zespół rośnie z pięciu do pięćdziesięciu osób w kilka miesięcy, rekrutacja musi nadążać: ogłoszenie publikujesz raz, kandydaci filtrują się automatycznie, a oferty wychodzą z tego samego panelu. Cała historia kontaktu zostaje przy kandydacie. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Rekrutacja w okresie szybkiego wzrostu” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
W pełni cyfrowe wdrożenie
Umowa podpisywana elektronicznie, zgłoszenie do ZUS w terminie siedmiu dni, dostępy do systemów przygotowane z wyprzedzeniem. Nowa osoba zaczyna pierwszy dzień z kompletem narzędzi, także wtedy, gdy pracuje z innego miasta. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „W pełni cyfrowe wdrożenie” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Ewidencja czasu pracy zdalnej i hybrydowej
Rozpoczęcie i zakończenie pracy odnotowuje się w aplikacji albo na zadaniu, z innymi regułami dla dni w biurze i dni w domu. Ewidencja spełnia wymogi art. 149 Kodeksu pracy i obsługuje ryczałt za pracę zdalną, nie zamieniając się przy tym w nadzór. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Ewidencja czasu pracy zdalnej i hybrydowej” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Cele kwartalne i oceny okresowe
Cele ustawiasz na zespół i na osobę, postęp widać w trakcie kwartału, a rozmowa oceniająca zaczyna się od danych, a nie od notatek, które menedżer zdążył zapisać. Wnioski z oceny zostają w profilu pracownika i wracają w kolejnym cyklu. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Cele kwartalne i oceny okresowe” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Obsada na szczyty sezonu
Na Black Friday i sezon świąteczny planujesz dodatkową obsadę z wyprzedzeniem, zatrudniasz na czas określony i skalujesz zmiany pod prognozowany wolumen zamówień. Po sezonie widzisz, ile realnie kosztowała każda dodatkowa godzina. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Obsada na szczyty sezonu” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Najczęstsze pytania
Czy przy pracy zdalnej trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy?
Tak. Obowiązek wynikający z art. 149 Kodeksu pracy nie zależy od miejsca wykonywania pracy. Przy pracy zdalnej najczęściej rejestruje się rozpoczęcie i zakończenie dnia w aplikacji albo czas poświęcony na poszczególne zadania. Istotne jest, żeby dane były indywidualne, kompletne i udostępniane pracownikowi na jego żądanie.
Jakie koszty pracy zdalnej pokrywa pracodawca?
Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a pozostałe koszty wtedy, gdy tak ustalono. Rozliczenie może mieć formę ekwiwalentu albo ryczałtu, którego wysokość ustala się z uwzględnieniem norm zużycia i cen rynkowych. Zasady najlepiej zapisać w regulaminie pracy zdalnej.
Jak zatrudnić dodatkowe osoby tylko na sezon?
Najczęściej stosuje się umowę o pracę na czas określony albo umowę zlecenia. Przy umowach terminowych obowiązuje limit 33 miesięcy i trzech umów (art. 25¹ k.p.), a przy zleceniu — minimalna stawka godzinowa i obowiązek potwierdzania liczby przepracowanych godzin. Obie formy wymagają zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS.
Jak utrzymać porządek w kadrach, gdy zespół rośnie z 5 do 50 osób?
Wąskim gardłem przestaje być rekrutacja, a staje się nim wdrożenie i dokumentacja. 4softhr prowadzi jedną ścieżkę od oferty przez podpis elektroniczny po dostępy i pierwsze cele, a akta osobowe powstają automatycznie — bez zakładania kolejnego folderu na dysku dla każdej nowej osoby.
