Oprogramowanie HR: Małe firmy i kancelarie — Polska
W firmie na kilka lub kilkanaście osób nie ma działu kadr — sprawami pracowniczymi zajmuje się właściciel albo osoba, która ma już inną rolę. Obowiązki są jednak takie same jak w dużej organizacji: ewidencja czasu pracy, akta osobowe prowadzone w wymaganych częściach, terminy badań lekarskich i szkoleń BHP, zgłoszenia do ZUS oraz wymiar urlopu liczony indywidualnie. Jedno przeoczenie wystarczy, żeby kontrola Państwowej Inspekcji Pracy skończyła się uwagą w protokole.
Kadry bez działu kadr
W firmie na kilkanaście osób sprawami pracowniczymi zajmuje się właściciel albo ktoś, kto ma już inną rolę. Pracownicy sami rejestrują czas pracy i składają wnioski, a naliczenia, terminy i dokumenty powstają w tle. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Kadry bez działu kadr” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Szybko zatwierdzane wnioski urlopowe
Wnioski urlopowe wpływają jednym kanałem, z automatycznie liczonym saldem 20 albo 26 dni i podglądem, kto jeszcze jest nieobecny w tym samym terminie. Urlop na żądanie i dni zaległe mają osobne liczniki, więc nic nie przepada. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Szybko zatwierdzane wnioski urlopowe” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Eksport danych do listy płac
Na koniec miesiąca ewidencja czasu pracy, nieobecności i dodatki eksportują się w formacie, którego oczekuje biuro obsługujące płace albo program kadrowo-płacowy. Nic nie przepisujesz ręcznie, więc w godzinach nie pojawiają się literówki. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Eksport danych do listy płac” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Cyfrowe akta osobowe
Umowy, aneksy, zakresy obowiązków, orzeczenia lekarskie i szkolenia BHP leżą uporządkowane w aktach osobowych, w podziale na wymagane części. Dokumentacja jest gotowa do okazania kontroli i przechowywana przez wymagany okres 10 lat. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Cyfrowe akta osobowe” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Alerty o terminach i brakach
Zbliżający się koniec umowy na czas określony, limit 33 miesięcy, wygasające badania lekarskie, brakujący dokument w aktach — wszystko pojawia się jako alert, zanim stanie się problemem. Powiadomienie idzie do osoby odpowiedzialnej. Konfiguracja odpowiada wymogom dokumentacyjnym, których podczas kontroli oczekuje Państwowa Inspekcja Pracy, oraz przepisom o czasie pracy obowiązującym na rynku: Polska.
Funkcja „Alerty o terminach i brakach” utrzymuje dokumentację w zakresie, jakiego wymaga Kodeks pracy.
Najczęstsze pytania
Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe pracownika?
Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla wcześniejszych zatrudnień okres wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS dokumenty pozwalające go skrócić.
Czy małą firmę też obowiązuje ewidencja czasu pracy?
Tak — obowiązek z art. 149 Kodeksu pracy nie zależy od wielkości zatrudnienia. Ewidencję prowadzi się indywidualnie dla każdego pracownika i udostępnia mu na jego żądanie. Zwolnienie z ewidencjonowania godzin dotyczy tylko wąskich przypadków, takich jak zadaniowy czas pracy czy ryczałt za nadgodziny.
Ile dni urlopu należy się pracownikowi i jak liczyć saldo?
Wymiar wynosi 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10-letnim (art. 154 k.p.), a do stażu wlicza się również okresy nauki. W pierwszym roku pracy urlop nabywa się z upływem każdego przepracowanego miesiąca, w wymiarze 1/12 wymiaru rocznego. Urlop niewykorzystany przechodzi na kolejny rok jako zaległy.
Czy da się prowadzić kadry bez zatrudniania specjalisty?
Przy kilkunastu osobach zwykle tak, o ile powtarzalne czynności są zautomatyzowane. 4softhr przenosi wnioski urlopowe i rejestrację czasu pracy na pracowników, sam liczy salda i dodatki, przypomina o terminach badań i umów, a na koniec miesiąca przygotowuje zestawienie w oczekiwanym formacie.
