In der Logistik entscheidet die Dienstplanung über die Lieferfähigkeit: Fahrer, Kommissionierer und Disposition arbeiten in versetzten Schichten, häufig an mehreren Standorten und mit hoher Fluktuation. Dazu kommen Vorgaben, die nicht allein aus dem Arbeitszeitgesetz stammen — für Fahrer gelten die Lenk- und Ruhezeiten der Verordnung (EG) 561/2006 parallel. Eine HR-Lösung für diese Branche muss beide Ebenen zusammenbringen: den Dienstplan und den Nachweis, dass er eingehalten wurde.
Sie planen getrennt nach Teams — Fahrer, Kommissionierer, Lagerverwaltung, Außendienst — und sehen sofort, welche Schicht unbesetzt bleibt. Die Warnung kommt 48 Stunden vorher, nicht an dem Morgen, an dem jemand fehlt. Abgestimmt auf die Arbeitszeitregeln in Deutschland und auf die Nachweispflichten gegenüber der Gewerbeaufsicht.
Jedes Lager, jeder Hub und jede Zustellbasis führt die eigene Arbeitszeiterfassung, die Auswertung läuft trotzdem an einer Stelle zusammen. Sie sammeln keine Dateien mehr von jedem Standort ein, um die Stunden des Vormonats zu kennen. Abgestimmt auf die Arbeitszeitregeln in Deutschland und auf die Nachweispflichten gegenüber der Gewerbeaufsicht.
Mehrarbeit, Nachtarbeit, Wochenenden und Feiertage werden aus den erfassten Zeiten berechnet und fließen direkt in die Entgeltabrechnung. Die Grenzen des ArbZG — Höchstarbeitszeit nach §3 und elf Stunden Ruhezeit nach §5 — prüft das System dabei mit. Abgestimmt auf die Arbeitszeitregeln in Deutschland und auf die Nachweispflichten gegenüber der Gewerbeaufsicht.
Bei Fahrern, Zustellern und Lagerkräften läuft die Vorauswahl über feste Kriterien — Führerscheinklasse, Lagererfahrung, Einsatzgebiet — und liefert eine Shortlist in Stunden statt in Tagen. Zu- und Absagen gehen aus demselben Vorgang heraus. Abgestimmt auf die Arbeitszeitregeln in Deutschland und auf die Nachweispflichten gegenüber der Gewerbeaufsicht.
Jede Vertragsänderung — Schichtwechsel, Zulage, Versetzung an einen anderen Standort — aktualisiert die Personalakte und die Stammdaten für die Entgeltabrechnung. Die Sofortmeldung nach §28a SGB IV bei Neueinstellungen im Speditions- und Transportgewerbe ist als Frist hinterlegt. Abgestimmt auf die Arbeitszeitregeln in Deutschland und auf die Nachweispflichten gegenüber der Gewerbeaufsicht.
Jeder Standort erfasst über Terminal, Ausweis oder App, die Daten laufen aber in einer gemeinsamen Auswertung zusammen. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 ist die gesamte Arbeitszeit systematisch aufzuzeichnen, nicht nur die Mehrarbeit — eine standortübergreifende Erfassung ist damit keine Komfortfunktion, sondern die Grundlage des Nachweises.
Für Fahrer im gewerblichen Güterverkehr gelten die Lenk- und Ruhezeiten der Verordnung (EG) 561/2006 zusätzlich zum Arbeitszeitgesetz und sind über den Fahrtenschreiber nachzuweisen. Die arbeitsrechtliche Arbeitszeit umfasst darüber hinaus Be- und Entladung sowie Wartezeiten, die im Dienstplan mitgeplant werden müssen.
Aufzeichnungen der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeit sind nach §16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufzubewahren. In den Branchen des §2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes — dazu zählt das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe — kommt die Aufzeichnungspflicht nach §17 MiLoG hinzu, mit Aufzeichnung binnen sieben Tagen.
Die Ruhezeit von elf Stunden nach §5 ArbZG muss zwischen zwei Schichten ununterbrochen liegen. In 4softhr ist sie als Regel im Dienstplan hinterlegt: Wird eine Schicht zu früh angesetzt, meldet die Planung den Konflikt vor der Veröffentlichung, und Sie sehen zugleich, welche verfügbaren Kollegen die Lücke rechtlich sauber schließen können.
